¿Cuáles son las funciones y habilidades que debe tener un wedding planner? Por ESTER SIN H

Según ESTHER SIN H, wedding planner Zamora, cualquier proyecto de evento nupcial puede ser grande o limitado, dependiendo del grado de implicación de la pareja de novios en los preparativos. Sin embargo, el papel del wedding planner suele incluir las siguientes tareas básicas:

• Reunirse con la pareja cliente para identificar la visión del día, los requisitos prácticos y el presupuesto. A lo largo del periodo de planificación de la boda, es esencial mantener reuniones adicionales para informar sobre el progreso, discutir ideas y confirmar acciones, así como para discutir cualquier problema o cambio en los requisitos que surjan.

• Establecer una buena relación con los novios/clientes para poder ver la planificación y la visión desde su perspectiva.

• Ofrecer ideas creativas, temas e inspiraciones (basadas en la propia experiencia y en las necesidades de la pareja), a la vez de estar al tanto de las últimas novedades del mundo de las bodas.

• Asesorar sobre la etiqueta, la tradición y las costumbres.

• Coordinar y negociar con los proveedores de la boda, es decir, con los proveedores de servicios como el personal del lugar de celebración, los floristas, los proveedores de comida y los fotógrafos.

• Mantener calendarios y agendas que describan el calendario del gran día y asegurarse de que las acciones programadas, como el pago de depósitos para garantizar los servicios, se lleven a cabo.

• Mantener registros detallados de la agenda, los contactos y el presupuesto.

• Estar disponible ese día para organizar el evento.

Por supuesto, ser capaz de hacer todas estas cosas a nivel práctico y administrativo es una cosa, pero ofrecer los rasgos de la personalidad y las habilidades clave para hacerlas de una manera que signifique resultados exitosos para la pareja en el gran día y para la reputación de la wedding planner es una cosa completamente diferente… así que ¿qué se necesita?

Habilidades creativasAunque los novios tengan propias ideas sobre el tipo de día que quieren, se necesitará una gran creativa para ser capaz de aprovechar esa visión y darle vida. La alternativa, en el caso de una pareja sin ideas, es que, como wedding planner se utilicen los conocimientos, la experiencia y el talento creativo para inspirar a los novios, basándose en las últimas tendencias para bodas.

Habilidades financieras y de negociaciónMientras que algunas parejas querrán participar en todos los aspectos de las finanzas, otras querrán limitarse a establecer el presupuesto y que toda la negociación se haga por ellas.

Ser capaz de ofrecer, al menos, sólidas habilidades financieras y de negociación (incluso si los novios deciden hacerlo por sí mismos) permitirá a los novios sentirse seguros de las habilidades como planificador y como alguien a quien pueden recurrir cuando lo necesiten o surjan problemas.

Resolución de problemas y diplomaciaAunque la mayoría de los clientes son seguramente personas agradables y plácidas, el estrés previo a la boda y los aspectos emocionales de la planificación de la misma pueden afectar a cualquiera, por lo que habrá momentos en los que el más pequeño de los problemas puede convertirse en el mayor de los problemas para unos novios abrumados.

Para ser un wedding planner de éxito, ser capaz de resolver problemas y aplacar (sin tomarse los reproches personalmente) puede ser una de las habilidades clave más esenciales.

Del mismo modo, y al igual que no siempre se congenia de la misma manera con todos los compañeros de trabajo, no siempre es posible congeniar con todas las parejas de clientes (o incluso con un individuo dentro de la pareja). A lo largo de la carrera, se descubre que hay parejas con las que es mucho más difícil trabajar (y complacer) que con otras, debido a choques de personalidad, a expectativas poco realistas o al hecho de que algunas personas simplemente son extremadamente difíciles.

La habilidad de la diplomacia es necesaria cuando se trabaja en estas situaciones, mientras que tener propias estrategias para compensar la presión del trabajo puede ayudar a gestionar el estrés que se deriva de estas situaciones y mantenerse en marcha cuando las cosas se ponen difíciles.

La resolución de problemas también está relacionada con los millones de posibilidades de que algo salga mal justo antes de la boda.

Por lo general, las parejas contratan a un wedding planner como una forma de distanciarse de la parte estresante de la planificación, por lo que cualquier contratiempo debe resolverse sin problemas y con profesionalidad, e idealmente sin que los novios se den cuenta de que hay un problema.

FlexibilidadLa cuestión de trabajar con clientes de bodas es que las exigencias habituales de sus vidas de 9 a 5 significan que las noches y los fines de semana son a menudo los únicos momentos que tienen disponibles para planificar la boda.

Aunque se haga gran parte de la planificación y el trabajo para ellos durante la propia jornada laboral de 9 a 5, el papel exige un contacto y una disponibilidad significativos “fuera de horario”, algo que realmente debe tenerse en cuenta, sobre todo porque la mayoría de las bodas en España todavía tienen lugar los sábados y la presencia en el día será esencial.

ResistenciaLa planificación de una boda lleva mucho tiempo y es agotadora, y es una de las razones por las que muchas parejas contratan a un wedding planner para empezar.

Si se combina esto con el hecho de que un wedding planner puede trabajar con más de una pareja cliente a la vez, es fácil ver por qué la resistencia es una parte importante del trabajo. Esto es especialmente importante ya que el trabajo incluye mucha actividad física, trabajo mental duro y fuerza emocional.

Capacidad de escuchaEn la organización de bodas, la capacidad de escucha lo es todo. En la organización de eventos en general, los clientes no suelen tener ni idea del tipo de evento que desean y se conforman con dejar la visión creativa al planificador.

Esto contrasta fuertemente con la planificación de bodas, en la que, en la mayoría de los casos, al menos una de las mitades de la pareja habrá pasado años alimentando ideas muy claras sobre el tipo de día que quieren: una visión muy clara.

Ser capaz de escuchar las necesidades y convertirlas en una realidad lo más cercana posible a la pareja forma parte de la función, aunque esto signifique organizar una boda que no sea del propio gusto.

PacienciaDesde las fechas hasta las bebidas, pasando por los colores y las tarjetas, las flores y el mobiliario, las bodas implican un número innumerable de decisiones, algunas de las cuales tardarán en comunicarse a los clientes y luego habrá que esperar a recibir los comentarios.

Conjugar la paciencia con la necesidad de hacer las cosas forma parte de la gestión del calendario de organización y planificación de la boda, por lo que ser paciente no es sólo una habilidad, sino que también puede influir en la eficacia de la planificación.

Excelente comunicación y don de gentesLas bodas se basan en las relaciones y la planificación de un evento en el que todo el mundo, desde los novios hasta las familias, así como todos los proveedores de la boda, tienen algo que decir acerca de cómo deben desarrollarse las cosas, puede ser extremadamente desalentador: sólo el hecho de trabajar con dos clientes novios y los proveedores de la boda podría significar la comunicación con alrededor de 50 personas diferentes en el transcurso de una semana.

La construcción de buenas relaciones con los implicados sólo puede lograrse mediante una excelente comunicación y don de gentes.

Para tener éxito en esto también hay que ser profesional a través de una serie de métodos de comunicación, incluyendo el cara a cara, el correo electrónico, el teléfono y la mensajería.

Por supuesto, ningún wedding planner nuevo aporta todas estas habilidades de inmediato, pero si se dispone de alguna experiencia en eventos diferentes, hostelería o una cualificación en gestión de eventos que haya incluido la planificación de bodas y la experiencia laboral con un wedding planner profesional, se podrá ofrecer una visión que capacite y permita desarrollar las habilidades dentro del papel, así como ofrecer lo mejor de la profesionalidad a los clientes.